Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV, quy trình ký hợp đồng lao động điện tử đúng quy định được thực hiện thông qua các hệ thống eContract kết nối với Nền tảng quốc gia của Bộ Nội vụ. Quy trình này phải đảm bảo các bước từ xác thực định danh, ký số cho đến cấp mã ID duy nhất.

Dưới đây là quy trình giao kết HĐLĐ điện tử chuẩn theo quy định mới nhất:

Quy trình ký hợp đồng lao động điện tử đúng quy định mới nhất

Các bước ký kết hợp đồng lao động điện tử

Bước 1. Tạo lập hợp đồng lao động điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu

Quy trình giao kết bắt đầu bằng việc doanh nghiệp tạo lập hợp đồng lao động điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Doanh nghiệp có thể tự xây dựng nội dung hợp đồng hoặc sử dụng mẫu hợp đồng phù hợp với quy định của Bộ luật Lao động để khởi tạo trên hệ thống hợp đồng điện tử (eContract).

Ở bước này, doanh nghiệp cần đảm bảo nội dung hợp đồng đầy đủ theo quy định của pháp luật trước khi chuyển sang bước ký kết.

Bước 2. Xác thực định danh các bên tham gia ký hợp đồng lao động điện tử

Đây là bước bắt buộc nhằm bảo đảm hợp đồng được giao kết đúng chủ thể.

  • Người lao động và người sử dụng lao động (cá nhân): Cần chuẩn bị thẻ Căn cước công dân gắn chíp, hộ chiếu còn hạn hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 (VNeID).
  • Người sử dụng lao động (tổ chức): Cần có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tài khoản định danh điện tử của tổ chức và thông tin người đại diện pháp luật.

Đồng thời, nhà cung cấp hệ thống eContract có trách nhiệm áp dụng các giải pháp công nghệ để thu thập, đối chiếu và xác thực thông tin của người ký với giấy tờ tùy thân, bao gồm các dữ liệu sinh trắc học như khuôn mặt, vân tay hoặc mống mắt nhằm bảo đảm đúng người, đúng thông tin trước khi thực hiện ký kết.

Bước 3. Ký số và gắn dấu thời gian cho hợp đồng lao động điện tử

Sau khi hoàn tất việc xác thực định danh, các bên tiến hành ký hợp đồng lao động điện tử bằng chữ ký số hợp lệ theo quy định.

Cùng với chữ ký số, hệ thống eContract có trách nhiệm tự động gắn dấu thời gian (Timestamp) vào hợp đồng.

Dấu thời gian ký số trên hợp động lao động điện tử

Dấu thời gian có vai trò quan trọng trong việc:

  • Xác định chính xác thời điểm hợp đồng được giao kết.
  • Đảm bảo tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu.
  • Ngăn chặn việc chỉnh sửa nội dung hợp đồng sau khi các bên hoàn tất ký kết.

Đây là một trong những yếu tố quan trọng giúp đảm bảo giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử.

Bước 4. Chứng thực hợp đồng và gửi dữ liệu đến Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

Sau khi các bên hoàn tất việc ký kết, nhà cung cấp eContract thực hiện chứng thực thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Trong thời hạn 24 giờ kể từ thời điểm bên cuối cùng hoàn thành việc ký, nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi dữ liệu hợp đồng đến Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ quản lý.

Sau khi tiếp nhận dữ liệu hợp lệ, Nền tảng sẽ cấp cho hợp đồng một mã định danh (ID) duy nhất, gồm 01 chữ cái và 12 chữ số.

Mã định danh này được sử dụng xuyên suốt vòng đời của hợp đồng và tiếp tục được dùng cho các phụ lục hoặc văn bản phát sinh liên quan đến hợp đồng lao động đó.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi triển khai hợp đồng lao động điện tử?

Để quá trình giao kết hợp đồng lao động điện tử diễn ra đúng quy định, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kỹ thuật và pháp lý.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần bảo đảm việc xác thực danh tính người ký, sử dụng chữ ký số hợp lệ, lưu trữ hợp đồng theo đúng quy định và thực hiện kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo lộ trình của cơ quan quản lý nhà nước.

Việc tuân thủ đầy đủ quy trình không chỉ giúp hợp đồng có giá trị pháp lý mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu các rủi ro trong quá trình giao kết.

EasyDocs – Giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp triển khai hợp đồng lao động điện tử

Để triển khai hợp đồng lao động điện tử đúng quy định, doanh nghiệp cần một nền tảng đáp ứng đồng thời các yêu cầu về quy trình, bảo mật và kết nối dữ liệu.

EasyDocs hỗ trợ doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình từ tạo lập hợp đồng, xác thực người ký, ký số, theo dõi trạng thái ký kết đến lưu trữ hợp đồng trên một hệ thống tập trung. Đồng thời, giải pháp đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định đối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện quy trình giao kết thuận tiện, an toàn và đúng quy định của Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV.

EasyDocs lưu trữ hợp đồng lao động tập trung

Việc thực hiện đúng quy trình giao kết hợp đồng lao động điện tử là yêu cầu cần thiết để bảo đảm giá trị pháp lý của hợp đồng. Doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các bước từ tạo lập, xác thực định danh, ký số, gắn dấu thời gian đến gửi dữ liệu lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Thực hiện đúng quy trình ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý và nâng cao hiệu quả quản lý.

—————————————

EASYDOCS – HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ KẾT NỐI VỚI BỘ NỘI VỤ

EasyDocs là giải pháp hợp đồng điện tử do Softdreams phát triển, giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình tạo lập, phê duyệt, ký kết, lưu trữ và quản lý hợp đồng trên một nền tảng duy nhất.

Giải pháp đáp ứng nhu cầu xử lý hợp đồng lao động, hợp đồng thương mại và các loại văn bản, tài liệu nội bộ của doanh nghiệp; góp phần xây dựng môi trường làm việc không giấy tờ, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành.

✔️ Khởi tạo hợp đồng, văn bản điện tử nhanh chóng, tiết kiệm chi phí in ấn và thời gian xử lý hồ sơ thủ công.

✔️ Thiết lập luồng trình ký, phê duyệt và phân phối tài liệu linh hoạt theo quy trình của từng doanh nghiệp.

✔️ Ký số mọi lúc, mọi nơi trên máy tính và thiết bị di động, thuận tiện cho nhân sự, khách hàng và đối tác.

✔️ Theo dõi trạng thái ký kết theo thời gian thực, dễ dàng kiểm tra hợp đồng

✔️ Quản lý hợp đồng tập trung, hỗ trợ tra cứu và tìm kiếm tài liệu nhanh chóng khi.

✔️ Hỗ trợ hợp đồng lao động điện tử, kết nối đồng bộ dữ liệu với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Thông tin liên hệ: