Từ ngày 01/07/2026, việc giao kết hợp đồng lao động điện tử được triển khai theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, tạo cơ sở pháp lý để doanh nghiệp áp dụng hình thức ký kết điện tử trong hoạt động tuyển dụng và quản lý nhân sự.

Tuy nhiên, không phải mọi hợp đồng được ký trực tuyến đều mặc nhiên có giá trị pháp lý. Để được pháp luật công nhận, hợp đồng lao động điện tử cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định hiện hành. Vậy những điều kiện đó là gì?

Điều kiện để Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý?

1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử, thể hiện sự thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện làm việc cũng như quyền và nghĩa vụ của các bên theo quy định của pháp luật.

Theo quy định hiện hành, hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật.

2. Điều kiện để hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý?

2.1. Điều kiện đối với hệ thống giao kết (eContract)

Hệ thống thông tin được sử dụng để giao kết hợp đồng phải đảm bảo các tính năng sau:

  • Ký số và bảo mật: Sử dụng phần mềm ký số và kiểm tra chữ ký số hợp pháp; có biện pháp bảo mật dữ liệu và phương án khắc phục sự cố kỹ thuật.
  • Tính toàn vẹn và tra cứu: Đảm bảo lưu trữ an toàn, giữ nguyên vẹn dữ liệu gốc và cho phép các bên tra cứu hợp đồng dễ dàng.
  • Định danh chủ thể: Có chức năng định danh đúng chủ thể và xác thực danh tính của người lao động cũng như người sử dụng lao động theo quy định pháp luật.
  • Kết nối quốc gia: Hệ thống phải kết nối qua giao diện API tiêu chuẩn với Nền tảng HĐLĐ điện tử của Bộ Nội vụ và thực hiện chứng thực hợp đồng trước khi gửi về Nền tảng để gắn mã ID.

2.2. Điều kiện đối với các bên giao kết hợp đồng lao động điện tử

Cả người lao động và người sử dụng lao động phải chuẩn bị đầy đủ:

  • Xác thực danh tính: Có giấy tờ định danh hợp lệ như CCCD gắn chíp, hộ chiếu còn hạn và tài khoản định danh điện tử mức độ 2 (VNeID).

Các bước xác thực danh tính

  • Công cụ ký: Bắt buộc phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian (timestamp) theo luật giao dịch điện tử để bảo đảm tính xác thực và thời điểm ký.

Chữ ký số cùng dấu thời gian

2.3. Điều kiện về quy trình chứng thực và gắn mã định danh (ID)

Đây là điều kiện mới và quan trọng nhất từ năm 2026:

  • Chứng thực dữ liệu: Hợp đồng phải được Nhà cung cấp eContract chứng thực thông điệp dữ liệu ngay sau khi các bên ký kết.
  • Gắn mã ID duy nhất: Trong vòng 24 giờ kể từ khi bên sau cùng ký, Nhà cung cấp dịch vụ phải gửi dữ liệu hợp đồng về Nền tảng của Bộ Nội vụ để được cấp một mã định danh (ID) duy nhất và vĩnh viễn.

Mã ID gồm 01 ký tự chữ và 12 ký tự số

2.4. Thời điểm phát sinh hiệu lực

Theo quy định, HĐLĐ điện tử chính thức có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng hoàn thành việc ký số, có gắn kèm dấu thời gian và được nhà cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu (trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác).

Việc tuân thủ đầy đủ các điều kiện này không chỉ giúp hợp đồng có giá trị trước pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp và người lao động yên tâm trong việc bảo vệ quyền lợi, đồng thời hỗ trợ tối đa cho việc giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến lao động

3. EasyDocs hỗ trợ doanh nghiệp triển khai hợp đồng lao động điện tử

Để đảm bảo hợp đồng lao động điện tử được giao kết đúng quy định và quản lý hiệu quả, doanh nghiệp cần lựa chọn nền tảng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về pháp lý, bảo mật và quy trình vận hành.

EasyDocs là giải pháp quản lý hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình từ khởi tạo, phê duyệt, ký kết đến lưu trữ trên một hệ thống tập trung. Phần mềm hỗ trợ thiết lập luồng ký linh hoạt, theo dõi trạng thái hợp đồng theo thời gian thực, quản lý dữ liệu tập trung và tra cứu nhanh chóng, góp phần giảm thời gian xử lý cũng như tối ưu chi phí vận hành.

Đặc biệt, EasyDocs đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật đối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp triển khai hợp đồng lao động điện tử an toàn, thuận tiện và phù hợp với quy định hiện hành.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp giúp chuẩn hóa quy trình ký kết và quản lý hợp đồng lao động điện tử, EasyDocs là lựa chọn đáng cân nhắc để đồng hành trong quá trình chuyển đổi số và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự.

Việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý mà còn góp phần đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong lĩnh vực nhân sự. Tuy nhiên, để hợp đồng có giá trị pháp lý, doanh nghiệp cần đảm bảo đầy đủ các điều kiện về nội dung, chủ thể ký kết, phương thức ký, tính toàn vẹn của dữ liệu và lựa chọn nền tảng đáp ứng quy định pháp luật. Chủ động chuẩn bị ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp triển khai hợp đồng lao động điện tử hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và nâng cao năng lực quản trị trong dài hạn.

—————————————

EASYDOCS – HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ KẾT NỐI VỚI BỘ NỘI VỤ

EasyDocs là giải pháp hợp đồng điện tử do Softdreams phát triển, giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình tạo lập, phê duyệt, ký kết, lưu trữ và quản lý hợp đồng trên một nền tảng duy nhất.

Giải pháp đáp ứng nhu cầu xử lý hợp đồng lao động, hợp đồng thương mại và các loại văn bản, tài liệu nội bộ của doanh nghiệp; góp phần xây dựng môi trường làm việc không giấy tờ, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành.

✔️ Khởi tạo hợp đồng, văn bản điện tử nhanh chóng, tiết kiệm chi phí in ấn và thời gian xử lý hồ sơ thủ công.

✔️ Thiết lập luồng trình ký, phê duyệt và phân phối tài liệu linh hoạt theo quy trình của từng doanh nghiệp.

✔️ Ký số mọi lúc, mọi nơi trên máy tính và thiết bị di động, thuận tiện cho nhân sự, khách hàng và đối tác.

✔️ Theo dõi trạng thái ký kết theo thời gian thực, dễ dàng kiểm tra hợp đồng

✔️ Quản lý hợp đồng tập trung, hỗ trợ tra cứu và tìm kiếm tài liệu nhanh chóng khi.

✔️ Hỗ trợ hợp đồng lao động điện tử, kết nối đồng bộ dữ liệu với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Thông tin liên hệ: