Để chuẩn bị cho việc giao kết hợp đồng lao động điện tử từ năm 2026 theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV, cả người lao động, người sử dụng lao động và các đơn vị cung cấp dịch vụ cần đáp ứng những yêu cầu cụ thể về pháp lý và kỹ thuật.

Dưới đây là các bước chuẩn bị trọng tâm mà các chủ thể cần lưu ý:

Cần chuẩn bị gì để giao kết hợp đồng lao động điện tử từ 2026?

1. Đối với Người lao động 

Giấy tờ định danh: Cần có thẻ Căn cước công dân gắn chíp, Căn cước điện tử hoặc Hộ chiếu còn thời hạn.

Xác thực điện tử: Bắt buộc phải có Tài khoản định danh điện tử mức độ 2 (VNeID) để thực hiện định danh và xác thực danh tính đúng chủ thể trên Nền tảng quốc gia.

Người lao động cân có tài khoản VNeID mức độ 2

Công cụ ký số: Phải có chữ ký số cá nhân hợp lệ và sử dụng dịch vụ dấu thời gian (timestamp) để niêm phong nội dung hợp đồng, đảm bảo tính toàn vẹn và chống chối bỏ.

Tài khoản hệ thống: Đăng ký và sử dụng tài khoản truy cập trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia (do Bộ Nội vụ quản lý) để tra cứu và quản lý hợp đồng của chính mình.

2. Đối với Người sử dụng lao động

Hồ sơ pháp lý: Chuẩn bị sẵn các giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đầu tư.

Định danh người đại diện: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải có giấy tờ tùy thân hợp lệ hoặc tài khoản VNeID mức độ 2 tương tự như người lao động.

2 bên thực hiện ký hợp đồng lao động

Hạ tầng công nghệ (eContract): Lựa chọn và triển khai phần mềm hợp đồng điện tử đáp ứng đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật:

  • Có khả năng xác thực sinh trắc học và định danh đúng chủ thể.
  • Đảm bảo an toàn thông tin mạng tối thiểu cấp độ 3.
  • Có khả năng kết nối API tiêu chuẩn với Nền tảng của Bộ Nội vụ để gửi dữ liệu và nhận mã định danh (ID) trong vòng 24 giờ.

Ký số và Lưu trữ: Thiết lập chữ ký số của tổ chức và hệ thống lưu trữ đảm bảo giữ nguyên vẹn dữ liệu trong thời hạn tối thiểu 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt.

3. Lộ trình và Quy trình thực hiện 

Thời điểm bắt đầu: Nghị định có hiệu lực từ 01/01/2026, nhưng chậm nhất đến 01/07/2026, Nền tảng quốc gia sẽ chính thức vận hành đồng bộ, bắt buộc mọi HĐLĐ điện tử phải được gắn mã ID.

Quy trình ký kết cơ bản:

  1. Tạo lập hợp đồng dưới dạng thông điệp dữ liệu.
  2. Xác thực định danh các bên (qua VNeID/CCCD).
  3. Thực hiện ký số kèm dấu thời gian.
  4. Nhà cung cấp eContract chứng thực thông điệp dữ liệu và gửi về Nền tảng quốc gia để gắn mã ID quản lý duy nhất.

Xem thêm Quy trình ký hợp đồng mới nhất: thêm link  

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng về tài khoản định danh và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ eContract uy tín là chìa khóa để doanh nghiệp số hóa quy trình quản trị nhân sự thuận lợi và đúng luật từ năm 2026.

—————————————

EASYDOCS – HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ KẾT NỐI VỚI BỘ NỘI VỤ

EasyDocs là giải pháp hợp đồng điện tử do Softdreams phát triển, giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình tạo lập, phê duyệt, ký kết, lưu trữ và quản lý hợp đồng trên một nền tảng duy nhất.

Giải pháp đáp ứng nhu cầu xử lý hợp đồng lao động, hợp đồng thương mại và các loại văn bản, tài liệu nội bộ của doanh nghiệp; góp phần xây dựng môi trường làm việc không giấy tờ, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành.

✔️ Khởi tạo hợp đồng, văn bản điện tử nhanh chóng, tiết kiệm chi phí in ấn và thời gian xử lý hồ sơ thủ công.

✔️ Thiết lập luồng trình ký, phê duyệt và phân phối tài liệu linh hoạt theo quy trình của từng doanh nghiệp.

✔️ Ký số mọi lúc, mọi nơi trên máy tính và thiết bị di động, thuận tiện cho nhân sự, khách hàng và đối tác.

✔️ Theo dõi trạng thái ký kết theo thời gian thực, dễ dàng kiểm tra hợp đồng

✔️ Quản lý hợp đồng tập trung, hỗ trợ tra cứu và tìm kiếm tài liệu nhanh chóng khi.

✔️ Hỗ trợ hợp đồng lao động điện tử, kết nối đồng bộ dữ liệu với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Thông tin liên hệ: