Tuyển dụng liên tục nhưng hợp đồng lao động vẫn phải in, ký tay và lưu trữ bằng hồ sơ giấy? Mỗi lần cần tìm lại một hợp đồng cũ, bộ phận nhân sự lại mất nhiều thời gian tra cứu? Nếu doanh nghiệp đang gặp những tình huống này, đó có thể là dấu hiệu cho thấy quy trình quản lý hợp đồng hiện tại không còn phù hợp với tốc độ phát triển.

Đặc biệt, từ 01/07/2026, việc giao kết hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, tạo cơ sở pháp lý để doanh nghiệp triển khai hình thức này. Vậy đâu là những dấu hiệu cho thấy đã đến lúc doanh nghiệp chuyển sang hợp đồng lao động điện tử?

5 dấu hiệu doanh nghiệp nên chuyển sang Hợp đồng lao động điện tử

 

1. Chi phí in ấn, chuyển phát tăng cao

Với doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn hoặc thường xuyên tuyển dụng, mỗi bộ hợp đồng lao động đều phát sinh chi phí in ấn, đóng dấu, chuyển phát và lưu trữ. Những khoản chi này có thể không đáng kể đối với từng hợp đồng, nhưng sẽ tăng lên đáng kể khi số lượng hợp đồng ngày càng nhiều.

Ngoài chi phí trực tiếp, doanh nghiệp còn phải dành nguồn lực để quản lý hồ sơ giấy, bố trí không gian lưu trữ và xử lý các tài liệu phát sinh như phụ lục hợp đồng hoặc hợp đồng gia hạn. Về lâu dài, đây là một khoản chi phí vận hành không nhỏ.

2. Quy trình ký hợp đồng lao động khiến nhân sự phải chờ đợi 

Không ít doanh nghiệp vẫn thực hiện quy trình ký hợp đồng theo cách truyền thống: in hợp đồng, trình lãnh đạo ký, đóng dấu rồi gửi cho người lao động ký và lưu hồ sơ.

Khi số lượng tuyển dụng tăng hoặc người ký thường xuyên đi công tác, quy trình này dễ bị kéo dài, ảnh hưởng đến thời gian tiếp nhận nhân sự mới và tiến độ công việc.

Nếu doanh nghiệp thường xuyên gặp tình trạng:

  • Hợp đồng chờ ký nhiều ngày.
  • HR phải liên tục nhắc lãnh đạo hoặc người lao động ký.
  • Nhân viên mới chưa thể hoàn tất thủ tục nhận việc đúng kế hoạch.

Đây là thời điểm nên cân nhắc chuyển sang hợp đồng lao động điện tử để rút ngắn thời gian ký kết và theo dõi tiến độ xử lý trên một nền tảng thống nhất.

3. Bộ phận nhân sự mất nhiều thời gian quản lý hợp đồng

Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng và các văn bản liên quan cũng tăng lên.

Phòng Nhân sự tốn nhiều thời gian trong việc quản lý hợp đồng lao động

Việc lưu trữ vẫn thực hiện bằng hồ sơ giấy hoặc nhiều thư mục rời rạc, HR  phải dành không ít thời gian cho các công việc như:

  • Tìm kiếm hợp đồng khi có yêu cầu đối chiếu.
  • Kiểm tra thời hạn hợp đồng sắp hết hiệu lực.
  • Quản lý nhiều phiên bản hợp đồng và phụ lục.

Không chỉ làm giảm hiệu suất làm việc, việc quản lý thủ công còn tiềm ẩn nguy cơ thất lạc hoặc nhầm lẫn dữ liệu.

4. Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhân sự làm việc từ xa

Mô hình làm việc linh hoạt đang trở nên phổ biến. Nhiều doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự ở nhiều tỉnh, thành hoặc cho phép làm việc từ xa. Mỗi lần ký hợp đồng đều phải gửi bản giấy qua chuyển phát hoặc chờ người lao động đến văn phòng ký trực tiếp, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với:

  • Thời gian xử lý kéo dài.
  • Chi phí in ấn và chuyển phát tăng.
  • Quy trình onboarding thiếu linh hoạt.

Trong trường hợp này, hợp đồng lao động điện tử giúp các bên hoàn tất việc ký kết trực tuyến mà không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý.

5. Doanh nghiệp lo ngại rủi ro trong việc lưu trữ và bảo mật hợp đồng

Hợp đồng lao động chứa nhiều thông tin quan trọng của doanh nghiệp và người lao động. Khi được lưu trữ dưới dạng giấy, tài liệu có thể bị thất lạc, hư hỏng hoặc truy cập ngoài ý muốn nếu không có quy trình quản lý chặt chẽ.

Hợp đồng giấy dễ thất lạc, hư hỏng

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng gặp khó khăn trong việc kiểm soát lịch sử xử lý hợp đồng, xác định người thực hiện hoặc đối chiếu khi phát sinh tranh chấp. Đây là một trong những rủi ro khiến nhiều doanh nghiệp ưu tiên áp dụng các giải pháp quản lý hợp đồng điện tử có cơ chế xác thực, phân quyền và lưu vết giao dịch.

Giải pháp giúp doanh nghiệp số hóa quy trình hợp đồng lao động

Để chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang hợp đồng lao động điện tử hiệu quả, doanh nghiệp cần một nền tảng đáp ứng cả yêu cầu về quản lý và tuân thủ pháp luật.

EasyDocs hỗ trợ doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình hợp đồng lao động, từ khởi tạo, phê duyệt, ký kết đến lưu trữ trên một hệ thống tập trung. Doanh nghiệp có thể thiết lập luồng ký linh hoạt, theo dõi trạng thái hợp đồng theo thời gian thực, giảm chi phí in ấn và lưu trữ, đồng thời nâng cao khả năng kiểm soát dữ liệu. Bên cạnh đó, EasyDocs đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và pháp lý đối với hợp đồng lao động điện tử theo Nghị Định 337/2025 NĐ-CP, giúp doanh nghiệp triển khai quy trình ký kết an toàn, thuận tiện và phù hợp với quy định hiện hành.

Sự thay đổi trong phương thức quản lý hợp đồng không chỉ xuất phát từ nhu cầu tối ưu vận hành mà còn là yêu cầu tất yếu trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Khi những bất cập của hợp đồng giấy ngày càng rõ ràng và khung pháp lý về hợp đồng lao động điện tử đã được hoàn thiện, việc chủ động chuyển đổi sẽ giúp doanh nghiệp giảm áp lực quản lý, nâng cao hiệu quả vận hành và sẵn sàng thích ứng với các yêu cầu mới trong quản trị nhân sự. 

—————————————

EASYDOCS – HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ KẾT NỐI VỚI BỘ NỘI VỤ

EasyDocs là giải pháp hợp đồng điện tử do Softdreams phát triển, giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình tạo lập, phê duyệt, ký kết, lưu trữ và quản lý hợp đồng trên một nền tảng duy nhất.

Giải pháp đáp ứng nhu cầu xử lý hợp đồng lao động, hợp đồng thương mại và các loại văn bản, tài liệu nội bộ của doanh nghiệp; góp phần xây dựng môi trường làm việc không giấy tờ, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành.

✔️ Khởi tạo hợp đồng, văn bản điện tử nhanh chóng, tiết kiệm chi phí in ấn và thời gian xử lý hồ sơ thủ công.

✔️ Thiết lập luồng trình ký, phê duyệt và phân phối tài liệu linh hoạt theo quy trình của từng doanh nghiệp.

✔️ Ký số mọi lúc, mọi nơi trên máy tính và thiết bị di động, thuận tiện cho nhân sự, khách hàng và đối tác.

✔️ Theo dõi trạng thái ký kết theo thời gian thực, dễ dàng kiểm tra hợp đồng

✔️ Quản lý hợp đồng tập trung, hỗ trợ tra cứu và tìm kiếm tài liệu nhanh chóng khi.

✔️ Hỗ trợ hợp đồng lao động điện tử, kết nối đồng bộ dữ liệu với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Thông tin liên hệ: